Fungsi Manajemen “POAC"
I. Penjelasan dari Fungsi Manajemen “POAC”
Fungsi Manajemen “POAC” terdapat banyak definisi dari manajemen menurut para ahli. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, aktualisasi, dan pengawasan kegiatan/ usaha secara sistematik dan efektif oleh para anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Secara sederhana, Manajemen merupakan suatu proses tindakan atau seni perencanaan, mengatur, pengarahan, dan pengawasan yang dinamis yang menggerakan organisasi mencapai tujuannya. Secara umum, ada empat fungsi manajemen yang sering kita menyebutnya “POAC’, yaitu :
1. Planning2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
Dua fungsi yang pertama dikategorikan sebagai kegiatan fisik. Suatu manajemen bisa dikatakan berhasil jika keempat fungsi diatas bisa dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.
Adalah proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Selain itu,pengertian Planning itu sendiri adalah sebuah proses di mana seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan (strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan strategi kepada orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.
a. Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan antara lain :
• Menetapkan pasar sasaran
• Merumuskan strategi untuk mencapai pasar sasaran tersebut
• Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
• Menetapkan standar / indikator keberhasilan dalam pencapaian
b. Dalam perencanaan, Terdapat beberapa faktor dalam Planning yang patut untuk dipertimbangkan, yaitu :
· Specific, yaitu berarti sebuah perencanaan harus jelas apa maksut dan tujuanya beserta ruang lingkupnya.
· Measurable, yaitu suatu tingkat keberhasilan yang harus dapat diukur dari program kerja dan rencana yang dibuat.
· Achievable, yaitu sesuatu tersebut bisa tercapai dan diwujudkan, bukan hanya sekedar fiktif dan khayalan belaka.
· Realistic, yaitu sesuatu yang sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada, harus seimbang tetapi tetap ada tantangan didalamnya.
· Time, yaitu ada batas waktu yang jelas, sehingga bisa dinilai dan dievaluasi.
c. Pembagian Perencanaan
Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:
· Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)
Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis. Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.
· Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)
Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif
Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.
· Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.
Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan
d. Syarat Fungsi Perencanaan
Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:
· Mempunyai tujuan yang jelas
· Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
· Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
· Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
· Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian
· Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna
e. Manfaat Fungsi Perencanaan
Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :
• Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
• Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
• Memudahkan pengawasan
• Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan
f. Aktivitas perencanaan
1. Prakiraan (Forecasting)
Prakiraan adalah suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan / memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.
2. Penetapan tujuan (Establishing Objective)
Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaa pekerjaan.
3. Pemrograman (Programming)
Pemrograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan langkah-langkah utama.
4. Penjadwalan (Scheduling)
Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
5. Penganggaran (Budgeting)
Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial resources) yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.
6. Pengembangana Prosedur (Developing Procedure)
Pengembangan Prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.
7. Penetapan dan Interprestasi Kebijakan (Establishing and Interpreting Policies)
Penetapan dan Interprestasi Kebijakan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan mana manajer dan para bawahan akan bekerja.
B. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
· Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
· Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
· Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
· Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
b. Tahapan Pengorganisasian
a. mengetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai
b. deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu
c. klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis
d. memberikan rumusan yang realitas mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas yang hendak dioperasikan.
e. penunjukan umber daya manusia yang menguasai bidang keahliannya
f. mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk
c. Kegiatan Organizing
· Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
· Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
· Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
· Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.
d. Unsur-unsur Organizing
· Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
· Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
· Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan
e. Manfaat Organizing
· Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
· Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
· Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.
f. Fungsi Organizing
· Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana
· Adanya pembagian tugas yang jelas
· Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan
yang dilakukan.
C. Pengarahan (actuating)
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk mengarahkan, menggerakan,
membimbing, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan suatu
kegiatan usaha. Atau suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok
berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
a. kegiatan pada fungsi pengarahan :
· Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.
· Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
· Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan
b. Prinsip Actuating
A. Pelaksanaan dan Penugasan.
Langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaanpengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tjuan utama penugasan adalah untuk mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal, keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.
B. Pengawasan Pengelolaan Dana.
Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak disia-siakan.
C. Penyediaan dan Pemanfaatan Sarana Pengawasan.
Pengawasan juga membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk memantau kerja anggota organisasi atau pekerja.
D. Dokumentasi Pengawasan.
Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam organisasi.
E. Supervisi Audit.
D. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.
a. Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:
· Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
· Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
· Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.
b. Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :
· Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
· Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan
· Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu.
· Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali
c. Proses pengawasan
· Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
· Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
· Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
· Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
· Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu diperbaiki.
II. Contoh dari Fungsi Manajemen “POAC”
• Kasus I : Membuat Tugas dalam Perkuliahan
· Planning:
- Menyiapkan tugas yang telah diberikan dosen untuk dikerjakan
- Menyiapkan alat-alat tulis untuk mengerjakan tugas.
· Organizing:
- Mencari literatur jawaban dari berbagai sumber.
- Membuat kata-kata sendiri untuk jawaban yang akan ditulis.
· Actuating:
- Menuangkan semua inspirasi yang telah dibuat ke lembar tugas yang telah dipersiapkan sebelumnya.
· Controlling:
- Memeriksa kembali jawaban tugas yang telah dikerjakan, apakah sesuai dengan tugas yang diberikan atau ada yang masih belum terlengkapi.
• Kasus II : Acara Olimpiade yang diadakan oleh BEM untuk seluruh mahasiswa FIKTI (Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi)
1. Perencanaan (planning)
Kegiatan perencanaan terjadi pada BEM yang akan menetapkan rencana pengadaan kegiatan pada tahun tersebut. Misalnya BEM Universitas Gunadarma yang merencanakan, mengatur, dan menetapkan jalan nya acara Olimpiade Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi (FIKTI) tahun 2016/2017 yang diikuti seluruh mahasiwa FIKTI dari berbagai angkatan. Adapun perencanaannya sebagai berikut :
- Merencanakan konsep dari olimpiade
- Pengajuan izin digelarnya olimpiade
- Menentukan lomba yang akan diadakan
- Menghitung budget yang akan dikeluarkan
- Pembentukan panitia
- Jadwal dilaksanakannya olimpiade
- Menentukan sistem perhitungan juara
- Menentukan hadiah yang akan diterima oleh juara
- Menyiapkan kebutuhan olimpiade seperti lokasi, alat-alat, konsumsi, dan lain-lain.
2. Pengorganisasian (organizing)
Kegiatan pengorganisasian terjadi pada pembentukan panitia olimpiade, misalnya pembentukan organisasi FKK (Forum Komunikasi Kelas), FKK yaitu Sekelompok mahasiswa yang mewakili kelas nya masing-masing dalam kegiatan apapun yang diadakan oleh BEM FIKTI. Tugas yang diberikan FKK seperti :
a. Panitia pada acara Olimpiade
b. Menginformasikan jadwal, lokasi, peraturan, ataupun perubahan-perubahan yang terjadi dalam semua kegiatan yang dilaksanakan BEM kepada kelasnya masing-masing
c. Membantu keperluan BEM FIKTI
Pengorganisasian juga terjadi pada peserta olimpiade dari kelas mereka masing-masing dengan membentuk tim yang akan mewakili kelas nya di olimpiade tersebut.
3. Pengarahan (actuating)
Kegiatan pengarahan terjadi ketika anggota BEM FIKTI mengarahkan anggota FKK untuk mengikuti semua yang sudah direncakan oleh BEM FIKTI agar mencapai tujuan yang diinginkan. Pengarahan ini berupa arahan atau pun penunjukan langkah-langkah yang akan dijalani pada olimpiade tersebut.
Kegitan pengarahan juga terjadi pada peserta olimpiade, setiap peserta mempunyai satu manajer yang bertanggung jawab untuk pada tim di setiap lomba. Manajer tersebut mengarahakan timnya untuk membentuk strategi yang bagus dalam olimpiade guna memenangkan setiap perlombaan dan menjadi juara umum.
4. Pengendalian (controlling)
Kegiatan pengendalian terjadi pada anggota BEM FIKTI yang mengendalikan olimpiade dan anggota FKK agar tidak keluar dari rencana yang telah ditentukan. Seperti :
· Mengendalikan jalannya olimpiade agar tetap tertib
· Mengendalikan arus keuangan yang keluar
· Mengendalikan peserta yang akan tampil agar tetap nyaman dan tertib
· dan lain – lain
Daftar Pustaka :
• http://sutrisnoman.blogspot.com/2013/01/penerapan-fungsi-manajemen-dalamkasus_9551.html
• http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/fungsi-manajemen.html
• http://blogseobrilliant.blogspot.co.id/2014/03/pengertian-dan-fungsi-manajemen.html
• http://maghdalifah.blogspot.com/2015/01
No comments:
Post a Comment